Erb Tagungsblog: Tagungsraum buchen

Tipps für Veranstaltungsplaner: So finden Sie den richtigen Tagungsraum

„Buchen Sie bitte einen Tagungsraum“… diese Aufgabe, die Ihnen Ihr Vorgesetzter gerade mitgeteilt hat, könnte eine größere Komplexität beinhalten, als man -auf den ersten Blick- meint.

Diese Checkliste hilft Ihnen an die richtigen Fragen für die perfekte Raumauswahl zu denken. Das Eventteam vom Best Western Plus Hotel Erb, denkt natürlich auch mit. Aber sicher ist sicher:

Checkliste Auswahl des Veranstaltungsraumes:

Fragen und Anforderungen, die Sie während der Auswahl des perfekten Veranstaltungsraumes prüfen sollten:

Für welche Mindest- und Maximal-Teilnehmerzahl ist zu planen? Schließlich soll der Raum weder zu groß noch zu klein sein.
Wer sind die Gäste (Anteil männlich/weiblich, Alter, nehmen Kinder teil etc.)
Gibt es ein zentrales Programm, das alle Gäste sehen sollten? Damit sind sowohl Reden als auch künstlerische Darbietungen gemeint. Insbesondere wenn Restaurants als Veranstaltungsraum genutzt werden, fehlt leider oft die zentrale Stelle, an der der Bühne stehen soll, auf die alle Gäste eine ungehinderte Sicht haben müssen. An dieser Stelle eine wichtige Warnung: auch wenn es kein zentrales Bühnenprogramm gibt, ist die Platzierung der Gäste in verschiedenen Räumen stets schwierig. Sehr oft fühlen sich Gäste einfach diskriminiert, weil sie in einem vermeintlichen Nebenraum sitzen müssen.
Finden Sie auch die für Sie wichtigen Nebenräume in der Location: Beispielsweise für Teilnehmerregistrierung, Sponsorenausstellung, Bars und andere Verpflegungsstationen, Pausengestaltung, Vorbereitung des Caterings, Kinderanimation, Gruppenarbeiten und andere Aufgaben.
Gibt es Lastenaufzüge und Anliefermöglichkeiten? Kennen Sie die Traglast, wenn beispielsweise schwere Geräte transportiert werden müssen.
Sind Raumklima, Temperatursteuerung oder Raumluftfeuchte steuerbar? Ist das auch noch der Fall, wenn die gewünschte Personenzahl sich ein paar Stunden im Raum aufhält? Sommerliche Hitze hat schon den Erfolg vieler Veranstaltungen zunichte gemacht. (Übrigens, die Tagungsräume im Best Western Plus Hotel Erb in Parsdorf sind natürlich klimatisiert).
Sind die Räume geschützt vor ungewollter Sonneneinstrahlung. Bei der Besichtigung am frühen Abend war noch alles gut. Im Laufe des Tages kann aber eine direkte Sonneneinstrahlung nicht nur das Raumklima sondern auch jede Art von Visualisierung deutlich erschweren.
Gibt es die wichtigen Notausgänge, sind sie ausreichend ausgeschildert?
Lassen Platz und Deckenhöhe einen professionellen Bühnenbau zu? Die Deckenhöhe ist je nach Größe der Veranstaltung ein sehr wichtiger Faktor. Die notwendige Größe der Leinwand ist abhängig von der Raumgröße und der Entfernung der Teilnehmer bis zur Leinwand. Bei zu niedrigen und zu langen Räumen, ist die Leinwand für die hinten sitzenden Gäste womöglich nicht mehr gut sichtbar