Die Zeiten, als man spontan auf eine Fachmesse gehen konnte und damit gute Ergebnisse erzielte, sind schon lange vorbei.

Heutzutage wird eine Fachmesse von Besuchern genauso gut geplant wie von den Ausstellern.

Nur nicht ziellos!

Die Ziele, die man mit dem Besuch einer Fachmesse verfolgt, können höchst unterschiedlich sein: Bestehende Kunden bzw. Lieferanten zur Kontaktpflege treffen; neue Kunden oder Lieferanten finden; Innovationen recherchieren; Mitbewerber checken; Fachvorträge zur Weiterbildung besuchen oder auch einen neuen Job suchen.

Wer Aussteller als potentielle Kunden ansprechen möchte, sollte dafür nicht den ersten Messetag wählen. Denn das ist meist der wichtigste Tag für die Aussteller, um ihrerseits Kundengespräche zu führen. Der letzte Tag, wenn alle müde und am Packen sind, ist jedoch auch nicht ideal. Denn da ist niemand mehr offen für irgendwelche Angebote. Ausserdem haben die Entscheidungsträger dann den Stand meist auch schon verlassen.

Günstig sind in diesem Fall „Randzeiten“ morgens und ca. eine Stunde vor Messeschluss oder in der Mittagszeit. Termine zu fixieren ist auf jeden Fall unbedingt nötig.

Die Prioritäten bezüglich der Zielsetzung vorab festzulegen, ist der erste Schritt zur effizienten Planung.

Recherche – daran führt kein Weg vorbei

Auf der Website der jeweiligen Fachmesse finden Sie schon viele Monate vorher eine Liste der Aussteller, die sich meist nicht nur alphabetisch, sondern auch nach Themen/Produkten sortieren lassen. Hier finden Sie auch die Websites für weiterführende Informationen zu den Ausstellern.

Jetzt wird aufgrund der Zielsetzung festgelegt, mit wem Gespräche geführt werden sollen. Dabei notieren wir gleich die Hallen- und Standnummern dieser Aussteller und informieren uns am  Hallenplan über die genaue Lage des Stände, die wir besuchen werden.

Kurze Wege sind gut fürs Zeitmanagement

Wer kennt das nicht: Auf einer Fachmesse zwischen zwei Terminen durch mehrere, womöglich übervolle Hallen laufen zu müssen, kostet Zeit und Nerven. Dass da bald auch noch die Füße schmerzen, ist ein unangenehmer Nebeneffekt.

Deshalb planen wir unsere Termine mit Hilfe des Hallenplans so, dass die Wege so kurz wie möglich sind. 30 Minuten pro Termin sind sicher das Minimum, je nach Thema der Besprechung vielleicht auch länger. Zusätzlich planen wir immer einen kleinen Zeitpuffer für zufällige Begegnungen mit alten Bekannten, wichtige Telefonate und E-Mails und kleine Pausen zwischendurch ein.

Und natürlich kann es auch passieren, dass Ihr Gesprächspartner noch im vorherigen Termin steckt und Sie ein paar Minuten warten müssen.

Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Damit Sie die Termine tatsächlich so bekommen, dass die kurzen Wegen auch möglich sind, vereinbaren wir unsere Termine auf einer Fachmesse schon viele Wochen im Voraus. Denn da sind unsere Gesprächspartner noch kaum „gebucht“. Die uns ganz wichtigen Gesprächspartner kontaktieren wir als Erste. So kann man notfalls noch umplanen, falls der Wunschtermin nicht klappt.

Hilfreich für beide Seiten ist es, bei der Terminanfrage schon anzugeben, worüber Sie sprechen möchten und wie viel Zeit Sie dafür in etwa veranschlagen.

Wer früh bucht, spart auch bei Hotel und Flugkosten. Denn zu Messezeiten gibt es selten „Last-Minute“ Schnäppchen. Kurzfristig ist womöglich nur mehr ein teurer Business Class Flug verfügbar. Punkto Hotel bleibt nur mehr die Wahl zwischen einer Suite im 5-Sterne Hotel oder einer kleinen, überteuerten Pension weit weg von der Messe.

Besser ist, frühzeitig bei der Fluglinie und hier auf der Website des Best Western Plus Hotel Erb einen flexiblen Preis zu buchen. Der ist zwar etwas höher, inkludiert aber dafür kostenfreie Änderungen oder Storni. Und natürlich ist ein kurzer Weg zwischen Hotel und Messegelände auch sehr angenehm.

Zimmer buchen

Praktische Helfer nützen

Für viele Fachmessen gibt es eigene Apps, die Ausstellerinfos, Hallenpläne und oft auch Terminmanagement anbieten. Wer mit dem analogen Leitsystem nicht zurecht kommt, kann sich auch vom Navi durch die Hallen führen lassen.

Nicht nur witzig sind Apps, die Schritte zählen oder Wegstrecken tracken. Denn damit können Sie nicht nur ihr nebenbei bewältigtes Fitness-Programm ablesen. Sie werden für den  Messebesuch im Folgejahr sehr viel besser abschätzen können, wie lange die Wege tatsächlich sind und wie viel Zeit dafür benötigt wird.

Denken Sie dabei aber daran, dass bei stark besuchten Messen der Internet-Zugang oft überlastet ist. Dann hilft es, entweder ein Upgrade zu kaufen oder über Mobiltelefonie ins Netz zu gehen. Dafür gibt es im Ausland Prepaid-Karten, damit teure Gebühren für Daten-Roaming eingespart werden können.

Gut gerüstet auf die Fachmesse

Die Eintrittskarte oder Fachbesucher-Registrierung nimmt man heutzutage natürlich schon vorab online vor. Damit wird lange Warterei bei der Ankunft am Messegelände vermieden. Gewitzte Fachbesucher nehmen auch nicht automatisch den Haupteingang, sondern einen, der für den ersten Termin am günstigsten liegt und weniger überlaufen ist.

Zur Ausrüstung auf der Fachmesse gehören natürlich ausreichend Visitenkarten, eine Tasche für Unterlagen zum Umhängen – damit die Hände zum Schütteln frei bleiben – und: eine Wasserflasche! Die trockene Luft in Messehallen, die vielen Menschen und Gespräche, dehydrieren mehr, als man glaubt. Und das ist nicht nur ungesund, sondern macht auch müde. Ebenso sollten Sie darauf achten, sich vorher mit einem reichhaltigen Frühstück stärken, um gut in den Trubel der Fachmesse zu starten.

Und natürlich ganz wichtig: Bequeme Schuhe!

Anstehende Fachmessen finden Sie auf der Website des Best Western Plus Hotel Erb