Erb Tipps: Die perfekte Hochzeit organisieren

Einer der beliebtesten Hochzeitsmonate steht vor der Tür. Im Best Western Plus Hotel Erb finden pro Jahr fast 50 Hochzeitsfeiern statt und wir bekommen live mit, was an guten und weniger guten Ideen realisiert wird. Aus diesen Erfahrungen beschreiben wir heute die „10 typischen Fehler, die ungeübte Weddingplaner gern machen“.

Verzichten Sie also auf diese Fehler, damit es wirklich der schönste Tag, möglichst für alle Beteiligten wird.

1.  Braut und Bräutigam sind sich nicht einig, welches Hochzeitskonzept das Richtige ist

Sie wünscht sich eine große, romantische Hochzeit mit Kirche und ganz in Weiß und er hätte am liebsten eine bayerische Hochzeit nach alter Tradition und in kleinen, familiären Kreis. Noch bevor dieses Thema ganz offen besprochen und geklärt ist und entweder ein Kompromiss oder eine dritte, ganz andere Idee gefunden wird, diskutiert die ganze Familie. STOPP! Zuerst muss es dem Brautpaar gefallen. Denn schließlich soll dieser besondere Tag später beiden in besonders guter Erinnerung bleiben und bei Problemen oder Konflikten die Kraft geben, diese zu lösen. Sie müssen sich über ihr Lieblingskonzept einig sein und dies gemeinsam gegenüber allen lieb gemeinten Ideen aus dem Familienkreis verteidigen können. Zwischen das Brautpaar sollte in dieser Frage „kein Blatt passen“.

2. Die Planung startet zu spät oder der Hochzeitstermin wird zu kurzfristig anberaumt

Ca. eineinhalb Jahre vor dem jeweiligen Termin trudeln bei uns die ersten Anfragen für unsere kleinen und großen Hochzeitsräumlichkeiten ein. Wenn Sie die Qual der Wahl haben möchten, beginnen Sie mindestens ein Jahr vorher mit der Planung.  Und senden Sie die Termine, die zur Wahl stehen, am besten parallel an Kirche, Standesamt, die Schwiegereltern, Trauzeugen und Menschen, die Sie unbedingt dabei haben möchten. Vergessen Sie bei der rechtzeitigen Reservierung nicht den Lieblingsfriseur, Make-Up Artist, DJ und Fotografen.

3. Den Gästen wird eine zu lange Antwortzeit eingeräumt

 Sie dürfen durchaus erwarten, dass Ihre Gäste innerhalb 2 bis 3 Wochen nach Erhalt Ihrer Einladung auch verbindlich ab- oder zusagen. Erst danach sollten Sie Ihre Location fest buchen. Notfalls sollten Sie Ihre Einladungsliste abtelefonieren und an die ausstehende Antwort erinnern.

Parallel zu diesem typischen Fehler wird auch gern der Antwortweg zu offen gelassen. Auch wenn es ein romantischer Anlass ist, ein gutes Gäste-Managementsystem spart sehr viel Arbeit. Ihnen und Ihren Gästen. Einladung, Anmeldung und Gästelisten lassen sich für private Events einfach und sogar kostenlos bei XING-Events umsetzen. Sie können trotzdem eine stilvolle, gedruckte Einladung versenden und den Anmeldelink drucken.

4. Der Schlecht-Wetter-Plan wird vergessen

Ein Thema, das wir sehr gern mit unseren Hochzeitern diskutieren. Es soll zwar nicht sein, aber ein Gewitterschauer während des Sektempfangs ist einfach ein Stimmungskiller, wenn es keine Schlechtwetter-Alternative gibt.

5.    Der Ablauf ist auch aus Sicht der Gäste zu betrachten

Schon mal darüber nachgedacht, die Hochzeitsfotos auf denen nur das Brautpaar zu sehen ist, am Tag vor der Hochzeit zu machen? Erstens können Friseur und Make Up Artist schon mal üben und zweitens ersparen Sie Ihren Gästen ein bis zwei Stunden der totalen Langeweile. Die ist nämlich äußerst ermüdend und macht es der Band oder dem DJ viel schwerer, die Stimmung wieder auf ein gutes Niveau zu bringen. Eine gute Party muss in erster Linie den Gästen gefallen! Erst dann hat auch das Brautpaar das Gefühl gefeierter Mittelpunkt zu sein.

6. Vergessen Sie nicht, dass Sie ein guter Gastgeber sein müssen

Versetzten Sie sich in die verschiedenen Situationen Ihre Gäste. Wer hat eine lange Anreise und benötigt einen Raum für das Umkleiden und frisch machen? Welche besonderen Ernährungsgewohnheiten sind zu berücksichtigen? Wer sollte auf keinen Fall am späten Abend noch mit dem Auto nach Hause fahren? Und ganz wichtig: Wer kümmert sich um ein spannendes Programm und Betreuung für die Kinder. Perfekte Gastgeber organisieren sogar die Kinderbetreuung am Morgen danach. Wenn Sie viele alleinstehende Gäste haben, achten Sie besonders sorgfältig darauf, dass diese sich kennenlernen (am besten schon vor der Hochzeit) und zusammen passen.

7.  Vermeiden Sie eine Überfrachtung des Programms

Es ist verständlich, dass Freunde und Familie einen unterhaltsamen Beitrag leisten möchten. Aber die meisten Amateurbeiträge sind grenzwertig und liegen zwischen langweilig und peinlich. Das sollten Sie untersagen oder eine Person Ihres Vertrauens benennen, bei dem alle Ideen angemeldet werden müssen. Die Gäste müssen akzeptieren, dass ein „Nein“ nicht böse gemeint ist, sondern dem schönen Fest für alle Beteiligten geschuldet ist. Schließlich sind bei vielen Hochzeiten nicht nur der engste Familien- und Freundeskreis anwesend. Und ob sich Ihr Chef bei den Geschichten Ihrer Schulzeit in Reinform köstlich amüsiert, ist doch zumindest fraglich.  Außerdem kann das beste Küchenteam nicht für das auf den Punkt gegarte Filet garantieren, wenn Sie sich eine Stunde im Ablauf verspäten.

8.  Es bricht Panik aus, weil etwas schief geht und kein Notfallplan oder Notfallverantwortlicher ernannt wurde

Stellen Sie sicher, dass Sie als Brautpaar am Hochzeitstag nur an der richtigen Stelle „Ja“ sagen müssen. Übernehmen Sie selbst keine organisatorischen Aufgaben. Übergeben Sie die Liste aller Telefonnummern (von Standesamt, über Caterer, Florist, Band, DJ etc.) einer in Organisation begabten Freundin oder Freund. Und teilen Sie auch den Verantwortlichen Ihrer Location mit, an wen sie sich bei Fragen zum Ablauf wenden dürfen. Im Eventbereich ist fast immer ein wenig Improvisation gefragt. Überlegen Sie, was alles schief gehen kann und Planen Sie, wie Sie (bzw. Ihre Organisations-Freunde) damit umgehen sollen.

9. Lassen Sie das Budget nicht aus den Fugen geraten

Wer hätte gedacht, dass Ihr bester Freund plötzlich auf den besonders teuren Whiskey steht oder Ihre Schwiegermutter am liebsten Champagner-Cocktails trinkt. Informieren Sie Ihre Location genau, wie sie mit teuren Extrawünschen umgehen sollen und veröffentlichen Sie neben der Menükarte auch das abgesprochene Getränkesortiment. Vergessen Sie nicht die folgenden Fragen abzuklären: Wie geht der Caterer mit Glas- oder Porzellanbruch um? Ist im Preis für den DJ auch die Verstärkeranlage und das Licht enthalten? Was wird die Dekoration kosten? Wer bezahlt die Menükarten?

Ab wann wird das Servicepersonal mit Nachtzuschlägen berechnet?  Ehrlich gesagt ist es sowieso viel besser der Party ein offizielles Ende zu geben, als langsam zu warten,  wie sich der Saal leert. Der alte Spruch: Man soll aufhören, wenn es am Schönsten ist, stimmt für gute Partys auf jeden Fall. Kündigen Sie das offizielle Ende am besten schon in der Einladung mit an.

10. Keine Musik buchen, die Sie nicht vorher „live“ erlebt haben

Oder fragen Sie uns, Ihre Location nach den Entertainern, die einfach eine Bank sind. Glauben Sie nicht den Prospekten, fragen Sie Ihre Künstler, wo sie vor der Buchung mal herein schnuppern dürfen. Sie bekommen dann schnellmit, ob die Gesellschaft gelangweilt am Bartresen hängt oder fröhlich das Tanzbein schwingt. Apropos, wenn Ihre Gäste einfach nicht tanzen können oder wollen, dann findet man besser eine andere Art der musikalischen Unterhaltung. Und dass eine Probeessen, genau wie eine Weinverkostung dazu gehört, müssen wir sicher nicht erwähnen.

Und ein letzter Tipp: Lassen Sie vor allem Geldgeschenke nicht öffentlich auf einem Geschenketisch „herumliegen“…

Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen bei der Planung Ihrer Traumhochzeit gerne zur Seite

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