Obwohl eine Tagung oder eine schöne Party natürlich ein echtes „People-Business“ ist, kümmern sich viele Veranstaltungsplaner und Tagungs- oder Seminarorganisatoren um eine bessere Automatisierung der Abläufe vor, während und nach der Veranstaltung. Zum Beispiel mit dem Einsatz von Teilnehmermanagement-Tools.
Jeder Einladungsprozess mit der Verwaltung der Rückläufe beinhalten eine Menge Arbeit und hohes Fehlerpotenzial. In der Vergangenheit mussten Gastgeber sich gut mit Word- und Excel auskennen, um Einladungsversand, ggf. mit Reminder an die Personen, die sich einfach gar nicht gemeldet haben, mit vernünftigem Zeitaufwand hinzubekommen.
Schon seit einigen Jahren bieten sich immer mehr so genannte SaaS (Software as a Service) –Tools für professionelles Teilnehmermanagement (Einladung, Registrierung, Zahlung wo notwendig) an. Der Veranstaltungsorganisator meldet sich auf der Webseite des Anbieters an und zahlt –in der Regel – nur für die Nutzung. Hier sind zwei Tools, die von unseren Tagungs- und Partyorganisatoren sehr gern genutzt werden. Und die Sie vielleicht für Ihre nächste Veranstaltung mal testen möchten.
Ein sehr gutes Einstiegstool kommt auf dem Hause des Business-Netzwerks XING. Laden Sie zu einem kostenfreien Event ein, kostet auch das Eventtool von XING-Events nichts. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen zahlen Sie vom Umsatz der verkauften Tickets 3,9 % Gebühr je verkauftem Ticket + 0,99 € je Teilnehmer.
Der Ablauf ist einfach:
Dieses Angebot ist ideal für kostenlose Networking-Events aber auch für private Partys einfach nutzbar. Es ist eine gute und einfach bedienbare Event-Software für eine Online-Registrierung. Als Gastgeber haben Sie stets einen flexiblen Zugriff auf aktuelle Teilnehmerdaten und Statistiken und es gibt sogar ein Standard-Badge-Design zum Selbstausdruck und eine Einlassmanagement-App, die Sie mit einem einfachen Smartphone bedienen können. Hier geht es zu den Tools von XING-Events.
Auch diese Teilnehmer Management Software ist kostenfrei, so lange es Ihre Events für Ihre Gäste sind. Eventbrite ist ein amerikanisches Softwareunternehmen, nimmt aber am EU-US-Datenschutzschild-Rahmenprogramm teil. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte das akzeptieren können.
Das Einrichten einer Event-Webseite dauert mit ein bisschen Erfahrung ca. 15 Minuten. Falls es sich nicht um eine geschlossene Einladungsliste handelt, können Sie Ihr Event mit kostenlosen Tools von Eventbrite wie benutzerdefinierten E-Mail-Einladungen, integrierten Social Sharing Möglichkeiten und gezielten Event-Empfehlungen bewerben.
Die Kosten für Eventbrite variieren je nach Version. Die Kosten für die Nutzung der Basisversion betragen 3,5 % vom verkauften Ticketumsatz + 0,49 € pro verkauftem Ticket. Die Nutzung der Software ist für Events kostenlos wenn auch die Tickets kostenfrei sind.
Die wichtigsten Funktionen der Basisversion von Eventbrite
Das ist ein Organisationstipp für alle Veranstalter von Tagungen, Seminaren, Roadshows etc., die nur ab und zu Veranstaltungen organisieren und keine reguläre Teilnehmer-Management Software lizensieren wollen. Aber es gibt auch immer mehr Profi-Veranstalter, die diese einfach bedienbaren und modular ausbaubaren Tools einsetzen. Für Ihre Veranstaltungsplanung wünschen wir damit viel Erfolg.
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