Hotel Erb Business: Roadshows richtig planen

Sie haben eine wichtige Botschaft für Ihre Mitarbeiter oder Kunden und möchten diese mit der entsprechenden Wichtigkeit kommunizieren oder erläutern? Dann ist vielleicht die Durchführung einer Roadshow eine gute Idee. Man könnte auch sagen, eine Roadshow ist ein Event auf der Straße. Es wird je nach Zielgruppe tatsächlich auf Plätzen oder in Hallen oder eben in Hotels durchgeführt. Das bedeutet, Ihr Expertenteam reist von Stadt zu Stadt und Sie präsentieren in einem passenden Format Ihre Neuigkeiten. Da es bei uns viele solche Veranstaltungen gibt und wir die Herausforderungen bei zahlreichen unserer Kunden erleben, stellen wir hier aus der Praxis und für die Praxis ein paar Tipps zusammen.

Das Format von Roadshows, die in Hotels wie dem Best Western Hotel Erb durchgeführt werden, kann je nach Umfang oder Erklärungsbedürftigkeit verschiedene Formen annehmen:

Häufige Formate bei Roadshows in Tagungshotels

Beispielsweise:

• Das Business-Frühstück
• Die Tagesveranstaltung
• Das Dinner mit Präsentationsteil

Bis hin zu mehrtägigen Veranstaltungen, wenn es viel zu erklären oder auch zu diskutieren gibt.

Die besonderen Herausforderungen von Roadshows

• Die Veranstalter wollen die Roadshow in besonders kurzer Zeit erledigen und planen zu lange Strecken zwischen den Roadshowstandorten. Das Präsentationsteam ist nach ein paar Tagen völlig erschöpft und kann nicht mehr mit dem gleichen Elan die Inhalte präsentieren. Stellen Sie sich eine Roadshow wie eine intensive Messe vor. Nur anstrengender!
• Es werden zu viele unterschiedliche Locations einbezogen, die mit unterschiedlichen AGB, Stornierungsfristen, Detailabsprachen schon in der Buchungsphase viel zu viel Zeit benötigen. Der zentrale Tagungsservice bei Best Western beispielsweise hilft bei der Tourenplanung und der Erledigung der Detailbriefings.
• Die Organisatoren sind oft keine echten Eventprofis. Sondern vielleicht Marketingprofis, IT-Profis oder PR-Experten. Zu viele Dinge werden manuell erledigt. So sollte bei einer Roadshow und dem Management von 10 Standorten, 10 Einladungskampagnen und 10 verschiedenen Anmeldeprozessen ein gutes Teilnehmer-Management System zum Einsatz kommen. Auch kleinere Unternehmen, die über keine eigene unternehmensweite Lösung anbieten, können bei Tools von Xing-Events, CVent oder Eventbrite sehr gute, schnell eingerichtete und äußerst bezahlbare Lösungen finden, die die Word- und Excel-Schlachten endlich beenden.
• Leider wird sehr häufig der organisatorische und konzeptionelle Aufwand einer Roadshow unterschätzt. Wichtige Fragen sind unter anderem:
  > welche Materialen müssen verteilt werden?
  > welche Größenflexibilität in Räumen etc. wird benötigt?
  > welche Reiseformen (außer dem Auto) kommen in Frage?
  > welche Ruhezeiten für das Roadshow Team, oder das Aufbau-Team sollten eingehalten werden.

Planen Sie eine Testveranstaltung, bevor Sie die ganze Roadshow planen

Wenn Sie so eine Form des Eventmarketings erstmalig planen, empfiehlt sich eine Testveranstaltung. Sie lernen so, wie Ihre Zielgruppe reagiert, wie viele Gäste Sie einladen müssen, um eine gewisse Mindestteilnehmeranzahl zu erreichen und stimmen Ablauf, Timing und Spannungsbogen?

Vergessen Sie nicht die Nachbereitung

Nach der Roadshow ist vor der Nachbereitung. Wie so oft beginnt die eigentliche Arbeit nach dem Event. Wer hat welche Unterlagen bestellt, wie wollen Sie der Botschaft eine gewisse Nachhaltigkeit verleihen, wer kümmert sich zeitnah um die weitere Betreuung oder die Beantwortung weitere Anforderungen oder Fragen. Wer kümmert sich um die Teilnehmer, die gern dabei gewesen wären, es aber terminlich nicht ermöglichen konnten. Die Planung dieser wichtigen Nachbereitung sollte vor dem Start der Roadshow beginnen.  

Was ist sonst noch wichtig für die erfolgreiche Planung und Durchführung einer Roadshow?

• Ihre Locations sollten sehr gut erreichbar sein, am besten mit allen Verkehrsmitteln. So wie das Best Western Plus Hotel Erb
• Ihre Wunschteilnehmer sollten frühzeitig über Termin und Gründe informiert werden. Gut ist es, wenn es mehrere Termine zur Wahl gibt.
• Das Ziel Ihrer Roadshow muss klar und messbar formuliert sein, sonst gibt es keine Erfolgsmessung.

Abschließend ein Tipp, der wohl für alle Arten von Veranstaltungen gilt: Planen Sie Elemente, die einfach Spaß machen. Die den persönlichen Austausch der Teilnehmer untereinander fördert. Denn Erinnern hat viel mit Emotion zu tun. Ist dies nicht der der Planung tut es vielleicht auch ein Rundschreiben…. Und das wäre ja schade.

Sie planen eine Roadshow? Unsere Event-Experten stehen Ihnen Gerne mit Rat und Tat zur Seite

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