Erb Tagungsblog: Teilnehmermarketing für die Tagungen und Kongresse

Teilnehmermarketing – so gewinnen Sie ausreichend Teilnehmer für Ihre Tagung

Viele Veranstaltungsplaner machen sich Sorgen, ob sie ausreichend Teilnehmer- und Teilnehmerinnen für ihre Veranstaltung, Tagung oder Seminar erreichen. Der Wettbewerb ähnlicher Veranstaltungen wird größer und die verfügbare Zeit der Teilnehmer scheinbar immer weniger. Dies sind die wichtigsten Säulen für ein professionalles Teilnehmermarketing:

Die Veranstaltungsqualität ist entscheidend

Wie in jedem Marketingkonzept ist die Qualität und Kundenorientierung des zu vermarktenden Produkts entscheidend. Das „Produkt“ ist natürlich in diesem Fall Ihre Veranstaltung. Sie muss die aktuellen Interessen und Fragestellungen der potentiellen Gäste treffen. Inhalte, Format, Erreichbarkeit der Location und andere Fragen müssen zur Zielgruppe passen und wie eine gute Werbekampagne einen hohen „News Wert“ haben. Immer wichtiger ist auch die Frage, wer dort anzutreffen ist. Des erreicht man über eine Verbindung mit sozialen Netzwerken oder einem modernen Teilnehmermanagement-System. Wichtig ist, dass sich die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie ihre Registrierung veröffentlichen möchten, oder nicht!

Die Veranstaltungswebseite ist die Landebahn für alle Maßnahmen und der Ticketverkäufer

Die Webseite zum Event ist entscheidend für den Marketingerfolg. Wer hier nur ein schwaches PDF mit dem Programmablauf veröffentlicht, vergibt viele Chancen. Die Inhalte der Webseite sollten suchmaschinenoptimiert sein und auch von Personen gefunden werden, die einfach gerade das Thema der jeweiligen Veranstaltung suchen. Wichtige Inhalte sind: Themenbeschreibung, ggf. Blogs oder Fachartikel zum Thema, Programme mit Details, Vorstellung der Speaker und wenn möglich Teilnehmer, Beschreibung der informellen Treffpunkte, Rahmenprogramme, Anreisemöglichkeiten im Details.

Der Ticketshop ist erfolgsentscheidend

Wer nicht buchbar ist, wird nicht gekauft. Natürlich ist die Onlinebuchbarkeit des Tickets heutzutage ein „Must Have“. Immer mehr Tagungsveranstalter bieten auch einen Gutscheinshop. So können Kongresstickets auch als Geschenk zu Weihnachten, dem Firmenjubiläum oder zur bestandenen Gesellenprüfung verwendet werden. Gute Ticketshops sind als Saas-Lösung einfach im Internet lizensierbar und sehr einfach in die eigene Veranstaltungswebseite integrierbar.

Die Tarife passen zur Situation der Interessenten und bieten eine Auswahl

Typische Tarife sind der Frühbucher-Tarif. Die frühe Buchung gibt dem Veranstalter rechtzeitig einen Eindruck über die Sogkraft der Veranstaltung. Dies wird mit einem satten Rabatt belohnt. Weitere Marketing-Tarife sind:

„Bring a friend“ mit einem Sonderpreis für die zweite und dritte angemeldete Person.
VIP Ticket mit Teilnahme an Dinnerparties oder VIP – Bereich
Teilnahme nur am ersten oder nur am zweiten Tag
Virtuelle Teilnahme im Livestream oder Webcast (für die Gäste, denen die persönliche Anreise zu weit ist) oder Gäste, die nur an einer oder zwei Vorträgen interessiert sind

Social Media Marketing mit Strategie

Social Media Marketing Kampagnen bieten sich stets für die Teilnehmergewinnung für Tagungen, Kongress oder auch Seminare an. Vor allem Facebook unterstützt sehr wirkungsvoll, dass Ihre bezahlten Kampagnen den wichtigen Interessenten gezeigt werden. Eine gute Kombination aus „paid Traffic“ und „social Traffic“ zahlt sich aus. Wichtig ist aber auch hier: Schnellschüsse bringen wenig. Der Aufbau einer perfekten Community ist zeit- und kostenintensiv. Kurz vor der Veranstaltung ein paar Posts bringen nichts. Ein kluges Redaktionskonzept, die Einbeziehung der Referenten und Stakeholder und genaues Hinhören sind ebenso wichtig, wie ein den Zielen angepasstes Budget für Werbekampagnen.