Erb Tipps: Eine Weihnachtsfeier organisieren

So organisieren Sie eine gelungene Weihnachtsfeier

Sie sind kaum aus dem Sommerurlaub zurück und haben sich ein wenig am Arbeitsplatz eingerichtet, da trifft es Sie völlig unerwartet: Sie dürfen die diesjährige Weihnachtsfeier organisieren. Das ist eine gute Voraussetzung, um spätestens im Januar zur/zum unbeliebtester/n MitarbeiterIn gewählt zu werden. Obwohl viele so tun, als wäre die Firmenweihnachtsfeier eine weitere und nicht sehr angenehme Pflicht, wird doch genau beobachtet, welche Wertschätzung durch Kreativität, Liebe zum Detail und Großzügigkeit des Chefs gezeigt wird.

Neben dem Finden der besten Idee für die diesjährige Weihnachtsfeier ist auch in der Organisation einiges zu beachten.

Hier sind unsere Tipps und gute Ideen, wie die Firmenweihnachtsfeier ein echter Erfolg wird.

Sammeln Sie wichtige Informationen

Damit Sie nicht völlig ins Blaue hineinplanen, sollten die folgenden Fragen beantwortet sein, bevor Sie mit der Organisation Ihrer Weihnachtsfeier loslegen:

  • Welches Budget gibt der Chef frei? Pro Person, pro Abteilung, inklusive Anreise und Programm.
  • Wer nimmt teil? Alter und sind es Frauen und Männer sind wichtige Informationen.
  • Wie lange soll die Party dauern? Wer soll alles eingeladen werden? Sollen auch die Partner der Mitarbeiter eingeladen werden?
  • Soll sich eine Hotelübernachtung an die Weihnachtsfeier anschließen? Das dient auch der Fürsorgepflicht, damit niemand nach Alkoholgenuss noch Auto fährt.
  • Ist vielleicht die Kombination von ein paar Stunden Konferenz für das Jahresabschluss-Meeting oder die Businessplanungskonferenz für das kommende Jahr mit anschließender Weihnachtsfeier die richtige Idee für Sie?
  • Was haben Sie im letzten und im vorletzten Jahr unternommen. Wie kam es an?
  • Gibt es Termine, die gar nicht in Frage kommen? Wenn die Terminfindung schwierig ist, ist vielleicht eine Verlegung in den Januar besser. Als schöne Jahres-Kick-Party?
  • Welche Besonderheiten sind gut zu wissen. Wie viele Kollegen sind Vegetarier oder Veganer, essen kein Gluten oder trinken keinen Alkohol.
  • Was sollte auf keinen Fall passieren oder was ist zu vermeiden?
Planen Sie Location, Essen & Trinken und Animation

Diese Säulen gehören zu jeder Weihnachtsfeier und alle sind sehr wichtig. Generell lassen sich drei Arten von Weihnachtsfeiern unterscheiden:

  1. Buchung einer eigenen Location für die Weihnachtsfeier, das heißt Sie sind unter sich. Sie müssen sich aber auch um Auswahl eines Caterers und Planung eines schönen Programms kümmern. Das bedeutet viel Arbeit und ist sicher die teuerste Variante.
  2. Sie buchen die ganze Truppe bei einer Art öffentlichen Weihnachtsfeier oder einer Dinnershow, wie z.B. dem GOP-Theater. Sie müssen sich nur um die Platzreservierung kümmern. Für das Programm sorgt der Veranstalter. Manchmal kann das Essen einfach mit gebucht werden.
  3. Sie buchen einen geschlossenen Raum oder einen Teil eines Restaurants und bestellen das Essen und vielleicht die Übernachtungsmöglichkeiten. Und buchen vor der Party auch noch einen Tagungsraum, damit die Ergebnisse des abgelaufenen Jahres oder die Planung für das Folgejahr professionell kommuniziert wird.  Gerade für diese Version sind Tagungshotels mit guter Küche , wie das Best Western Plus Hotel Erb nahe München, besonders geeignet.
Teilnehmer-Management auch für Weihnachtsfeiern leicht gemacht

Es sind die Details, die so ungeheuer viel Arbeit machen. Einladungen versenden, Anmeldungen verwalten. Änderungswünsche entgegen nehmen, Essenwünsche notieren, Umbuchungen annehmen und so weiter… Unser Tipp: Probieren Sie mal ab ca. 20 Teilnehmern das kostenlose Teilnehmer-Management Tool von XING Events.  Ihre Weihnachtsfeier ist in 20 Minuten dort eingerichtet und die Teilnehmer melden sich mit ihren besonderen Wünschen einfach und digital an.

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