Erb Tagungsblog: Trends auf dem Tagungsmarkt

Interaktive Meetings, Hybride Tagungen und Tagungen online gebucht

Als Tagungshotel, dem es nicht egal ist, ob die Tagungs- und Seminargäste erfolgreiche Veranstaltungen im Best Western Plus Hotel Erb durchführen, berichten wir heute, was wir an Veränderungen wahrnehmen. Vielleicht inspiriert es ja andere Meeting Planer ebenfalls etwas frischen Wind in ihre Veranstaltungen zu bringen.  Das wichtigste Ziel ist es, behutsam und wertschätzend mit der Zeit der Teilnehmer einer Tagung oder eines Seminars umzugehen. Also für das „Zeitgeschenk“ einen hohen Nutzen zu stiften und bestmögliches Wissen, Netzwerk und Motivation zu generieren.

Trend Nr. 1: Interaktion und Dialog zwischen Bühne und Teilnehmern

Immer mehr Tagungsorganisatoren stellen fest, dass sie mit den traditionellen Formaten, die von Schule, Kirche und Militär geprägt sind, immer schlechter ausreichend Teilnehmer erreichen. Neue Veranstaltungsformate versuchen daher aus dem Zuhörer und Teilnehmer einen aktiven Mitmacher oder Teilhaber zu machen. Das ist auch deswegen sinnvoll, weil es ja nicht nur die Experten auf der Bühne, sondern auch die Experten mit eigenem Background und Erfahrungen im Plenum gibt. Diese können vielleicht viel glaubwürdiger oder praxisbezogener Lösungswege beschreiben. Es wird noch viel getestet und experimentiert, aber 8 Stunden PowerPoint-Vortrag findet eindeutig immer seltener statt. Barcamps, Aufstellungen zum Kennenlernen, World-Cafés oder Fishbowls sind nur einige der Formate, die die aktive Mitarbeit der einstigen Zuschauer erfordern. Immer nach dem Motto: Wissen vermehr sich, wenn man es teilt.

Trend Nr. 2: Online- und Präsenz-Meetings wachsen zusammen

Der Trainer steht im Raum und 10 Teilnehmer sitzen im gleichen Raum. 50 Teilnehmer sitzen in verteilt auf ganz Deutschland in ihren Büros und hören den Ausführungen des Trainers zu. Die Verbindung von analogen und digitalen Meetings sind eindeutig Tagungs-Trend. Erstens gibt es günstige Tools, die einen  -so genannten- Livestream kostengünstig ermöglichen. Zweitens sind auch hier die knappen Zeitbudgets der Teilnehmer ein Verstärker dieses Trends. Viele Treffen bekommen ihre besondere Qualität nur durch das persönliche Begegnen und „beschnuppern“. Andere Ziele lassen sich vielleicht auch digital erreichen.

Trend Nr. 3: Schluss mit Anfrage und Warten auf das Angebot. Meetings werden online gebucht.

Das Best Western Plus Hotel Erb in Parsdorf bei München macht es vor. Hier können nicht nur Zimmer oder Tischreservierungen vom Webseitenbesucher direkt online reserviert werden. Nein, hier können ganze Tagungen mit oder ohne Zimmer und einer Auswahl an Zusatzleistungen in wenigen Minuten online gebucht werden.

Die Vorteile der Onlinebuchung liegen für den Tagungskunden und das Hotel auf der Hand:

• Bevor eine Anfrage an das Hotel gesendet wird, ist bereits die Verfügbarkeit prüfbar. Es ist auch zu erkennen, ob es günstigere oder teurere Tage gibt.
• Der Kunde kann sich auch selbst ein „Angebot“ senden, um es ggf. mit Chef oder Kollegen zu besprechen.
• Und auch die Onlinebuchung ist mit wenigen Klicks erledigt.
• Der Tagungsbuchende erhält umgehend eine Bestätigungsanfrage per E-Mail und sehr schnell eine finale Tagungsbestätigung.
• Es bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Ausgestaltung des geplanten Meetings, da der Buchungsprozess in weniger als drei Minuten erledigt werden kann.

Mehr als 70% aller Tagungen und Meetings haben weniger als 30 Personen. Das ist für die schnelle und unkomplizierte Onlinebuchung eine perfekte Größenordnung. Diese Veranstaltungen benötigen erfahrungsgemäß wenig Beratung. Und selbst wenn die persönliche Beratung gewünscht ist, ist es doch angenehm vor dem Anruf zu wissen, ob denn die gewünschte Raumgröße überhaupt verfügbar ist.

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